Het gebruik en misbruik van functioneringsgesprekken.

Het gebruik en misbruik van functioneringsgesprekken.

1.     wat zijn functioneringsgesprekken, definitie;

Een functioneringsgesprek is een gestructureerd gesprek waarin in een dialoog tussen een medewerker en diens leidinggevende het wederzijds functioneren van de werknemer en diens leidinggevende besproken wordt.

Dit met als doel het functioneren van de werknemer, diens leidinggevende en de onderlinge samenwerking te verbeteren.

Dit gesprek wordt gehouden op basis van gelijkwaardigheid en is toekomstgericht.

Dit in tegenstelling tot het beoordelingsgesprek waarin slechts het functioneren van de werknemer besproken wordt.

Doelen voor een functioneringsgesprek kunnen prestatieverbetering, bijsturing, stimulering en ontwikkeling zijn.

Eventueel aansluitende bespreekpunten kunnen zaken zijn zoals het herkennen en eventueel aanpakken van problemen op de werkvloer.

Functioneringsgesprekken zijn toekomst- en oplossingsgericht.

2.     De pluspunten en mogelijkheden van een functioneringsgesprek.

De gesprekken zijn op basis van gelijkwaardigheid dus men kan zonder terughoudendheid de eventuele problemen bespreken en op gelijkwaardig niveau verbeteringen en oplossingen zoeken.

De werknemer krijgt hierdoor het gevoel geen nummer te zijn en gehoord te worden.

Afspraken worden met wederzijdse instemming gemaakt (dus niet van boven opgelegd) waardoor de motivatie voor het oplossen en verbeteren van werk en werkzaamheden optimaal zijn.

De leidinggevende beseft dat hij/zij nu in een gelijkwaardige positie zit en zal zijn/haar functioneren ook gelijkwaardig aan de orde stellen, zich openstellen voor (opbouwende)kritiek en afspraken maken voor verbetering van zijn/haar functioneren.

De werknemer merkt dat de leidinggevende zich opstelt in een “dienende” rol waarvan hij/zij die ondersteuning kan verwachten die een positieve en ondersteunende rol kan hebben in zijn/haar functioneren.

Dit kan zijn in:

·        Het verbeteren van de stijl van aansturen, productieplanning en het leidingeven.

·        Het ondersteunen van de medewerker door bijvoorbeeld hulp of aanpassingen op de werkvloer, het aanbieden van cursussen, rekening houden met werk en privé in het werkrooster enzovoort.

3.     De relatie met beoordelingsgesprekken.

De stelling van veel bedrijven is:

Functioneringsgesprekken zijn onderdeel van de beoordelingscyclus.

Immers een beoordelingsgesprek betreft het functioneren van de medewerker.

Hoewel de stelling begrijpelijk is ondermijnd het opnemen van de functioneringsgesprekken in de beoordelingscyclus de aard, de doelstelling en het open karakter van de functioneringsgesprekken zoals benoemt in punt 2.

• Als de functioneringsgesprekken worden opgenomen in de beoordelingscyclus verdwijnt de basis van gelijkwaardigheid omdat de medewerker weet dat er uit dit gesprek consequenties kunnen komen in het beoordelingsgesprek.
• Hierdoor wordt het functioneringsgesprek een verlengstuk van het beoordelingsgesprek wat de basis van gelijkwaardigheid tussen werknemer en leidinggevende aantast.
• Het zal moeilijk (zo niet onmogelijk) worden om afspraken met wederzijdse instemming te maken omdat de medewerker met het beoordelingsgesprek in het achterhoofd zich niet zal willen binden aan afspraken die consequenties zullen hebben.
• De consequenties zullen in de praktijk alleen gelden voor die afspraken die de werknemer zal moeten nakomen, de afspraken die de leidinggevende moet nakomen worden niet in zijn/haar beoordelingsgesprek opgenomen, waardoor het beginsel van gelijkheid wordt aangetast.
• De “dienende” rol van de leidinggevende en het bedrijf naar de werknemer en de open dialoog zal vervagen.

4.     Hoe dit te ondervangen.

Het is overduidelijk dat het idee van veel bedrijven om de functioneringsgesprekken in de beoordelingscyclus op te nemen ongewenst is.

Mochten bedrijven toch kiezen voor het opnemen van de functioneringsgesprekken in de beoordelingscyclus zullen er een aantal zaken geregeld moeten worden.

• De medewerker zal vooraf moeten worden ingelicht dat de uitkomsten van dit gesprek consequenties kunnen hebben in het beoordelingsgesprek.
• Er zal om dwang te voorkomen voor beide partijen op de gemaakte afspraken een bedenktijd moeten komen waarop met terug kan komen op “wederzijds” gemaakte afspraken.
• Er zal een open registratie komen met terugkoppeling naar beide partijen moeten komen van de (voor leidinggevende en medewerker gelijke) consequenties van wel en niet nagekomen afspraken in de beoordelingsgesprekken.
• Mocht de leidinggevende geen schuld hebben aan de niet nagekomen afspraken zal de medewerker worden geïnformeerd wie de verantwoordelijke was en wat de consequenties van wel en niet nagekomen afspraken in zij/haar beoordelingsgesprek waren.